249

Ringkasan Tugas

Menjalankan fungsi supervising dan controlling terkait kinerja Receptionist, Office Boy, dan Canteen Boy atau Girl supaya sesuai dengan SOP yang diberlakukan oleh perusahaan sehingga tercapai tujuan pelayanan prima.

Rincian Tugas

1. Mengawasi dan mengatur penggunaan ruangan meeting supaya sesuai dengan SOP dan aturan yang diberlakukan oleh perusahaan.
2. Menerima GR (Goods Request) yang telah mendapat persetujuan dari General Manager terkait permintaan penggunaan ruangan dan Mengarsipkan GR terkait permintaan penggunaan ruangan sesuai standar pengarsipan.
3. Memberikan instruksi kepada Office Boy terkait Meeting atau Training Room Attendant.
4. Membuat work schedule yang efektif dan efisien sehingga kebutuhan di area Back Office, Kantin, dan Guest House dapat terpenuhi.
5. Menganalisa log book yang telah diisi oleh bawahan langsung untuk dijadikan sebagai bahan laporan bulanan kepada GA & Purchasing Assistant Manager dan sebagai masukan untuk perbaikan pelayanan di kemudian hari.
6. Mengawasi dan mengatur pelaksanaan pelayanan Office Boy dan pelayanan di Desk Reception dan membuat work schedule yang efektif dan efisien di Desk Reception.
7. Menyediakan log book untuk diisi oleh Receptionist terkait serah terima surat atau arsip atau dokumen atau barang melalui Desk Reception serta penggunaan kendaraan operasional yang terpadu dengan megatur jadwal kerja Driver dan Messeger.
8. Memelihara dan updating database terkait nama karyawan yang menggunakan lemari di Locker Room dan memberikan kunci lemari loker kepada karyawan baru sesuai kebutuhan dan aturan yang diberlakukan perusahaan.
9. Memastikan tersedianya layanan Locker Guard dan berkoordinasi dengan CCTV Staff terkait aktivitas pemantauan keamanan di Locker Room serta tersedianya layanan atas kebutuhan jasa Messeger.
10. Mengadministrasi dan memverifikasi pembayaran tagihan rutin perusahaan, seperti telepon kantor, Guest House karyawan, pemesanan tiket, dan akomodasi untuk keperluan perjalanan dinas serta akomodasi untuk tamu Perusahaan.
11. Memberikan rekomendasi kepada GA & Purchasing Assistant Manager dengan mengajukan PR terkait pengadaan sparepart yang dibutuhkan untuk memastikan kondisi kendaraan operasional perusahaan senantiasa berada dalam kondisi yang optimal dan siap pakai.
12. Menganalisa setiap permintaan bensin yang diterima untuk memastikan prosesnya telah sesuai dengan aturan yang diberlakukan oleh perusahaan dan secara berkala memberikan laporan kepada GA & Purchasing Assistant Manager.
13. Menyediakan form tukar shift, tukar off, ijin meninggalkan kantor, cuti, klaim pengobatan, dan instruksi kerja lembur berdasarkan koordinasi dengan HR Personnel Admin Staff dan mengajukan klaim kepada HR Personnel Admin Staff terkait dengan klaim karyawan mengenai data attendance.
14. Melaporkan hasil pelaksanaan kegiatan kepada atasan sebagai pertanggungjawaban tugas.
15. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan atasan.

Karakteristik Jabatan

Jabatan Serupa dalam Sektor Ini

• 1
• 2
• 3
• 4
• 5
• 6
• 7
• 8
• 9
• 10