KJN Sektor I — Penyediaan Akomodasi dan Penyediaan Makan Minum

Junior Secretary

Fakta Cepat

Sektor: I — Penyediaan Akomodasi dan Penyediaan Makan Minum
Subsektor: 55 — Penyediaan Akomodasi
Kode Jabatan: 394.20 atau 4222
Kode KBJI: 3343.01
Pendidikan: D3 Sekretaris

Ringkasan Tugas

Mengadministrasikan surat masuk dan keluar, menerima dan mengatur tamu, mencatat dan mengingatkan General Manager tentang perjanjian, serta menjalankan kegiatan operasional tata graha agar tertib administrasi pada umumnya.

Rincian Tugas

Mengadministrasikan surat masuk dan keluar berdasarkan kode tertentu serta mengarsipkan untuk bahan dokumentasi.
Menerima dan mengatur tamu yang akan bertemu dengan General Manager berdasarkan petunjuk pimpinan.
Mencatat perjanjian dan mengingatkan General Manager mengenai acara yang telah ditentukan dengan membuatkan jadwal di kalender elektronik, mengirimkan pesan lewat surat elektronik, dan atau mengingatkan General Manager secara langsung.
Mengetik konsep korespodensi dan surat lainnya berdasarkan petunjuk dan pedoman pengetikan yang baik.
Melayani komunikasi telepon sesuai dengan petunjuk atasan agar komunikasi dapat berjalan dengan sopan, ramah, dan efektif.
Menerima dan menyeleksi surat masuk untuk diklasifikasikan sesuai dengan kepentingannya agar semua acara bisa diatur pelaksanaannya.
Menyimpan arsip untuk memudahkan pencarian data sewaktu dibutuhkan.

Persyaratan Pendidikan

D3 Sekretaris

Pengetahuan Kerja

Bahasa Inggris.
Pengadministrasian.

Karakteristik Jabatan

Upaya Fisik

3Duduk
26Berbicara
2Berjalan
9Menggerakkan Jari

Bakat

NKemampuan Hitung-menghitung
VKemampuan Verbal
QKemampuan Ketelitian

Temperamen

PKemampuan menyesuaikan diri dalam berhubungan dengan orang lain lebih dari hanya penerima dan pemberian instruksi
RKemampuan menyesuaikan diri dengan kegiatan yang berulang atau secara terus-menerus melakukan kegiatan yang sama
TKemampuan menyesuaikan diri dengan situasi yang menghendaki pencapaian dengan tepat menurut perangkat batas toleransi atau standar-standar tertentu