Kepala Unit Tata Usaha

Ringkasan Tugas

Membagikan tugas dan memberikan arahan kepada bawahan dalam melaksanakan tugas administrasi kepegawaian, administrasi keuangan, surat menyurat serta kerumah tanggaan, membuat konsep surat dan memeriksanya, mendisposisi surat untuk diteruskan ke unit kerja di lingkungan unit ketertiban agar mendapatkan penyelesaian permasalahannya.

Rincian Tugas

1. Membagi tugas ketatausahaan kepada bawahan yang meliputi tugas administrasi kepegawaian, administrasi keuangan, surat menyurat dan kerumah tanggaan.
2. Memberikan arahan kepada bawahan tata usahan dalam melaksanakan tugas administrasi kepegawaian, administrasi keuangan, surat menyurat dan kerumah tanggaan agar tugas berjalan lancar.
3. Menyusun surat biasa rutin untuk diteruskan ke unit kerja di lingkungan unit ketertiban guna mendapatkan tindak lanjut dan penyelesaian permasalahannya.
4. Membuat konsep surat ke luar, laporan, memorandum dan bahan lain yang berhubungan dengan tugas ketatausahaan sesuai dengan permasalahannya.
5. Memeriksa konsep semua daftar yang telah dibuat oleh petugas administrasi keuangan dan memberi petunjuk perbaikan.
6. Memeriksa dan meneliti surat masuk dan konsep surat ke luar untuk mengetahui masalah dan kebenaran isi surat serta kelengkapannya.
7. Merencanakan penghapusan barang inventaris yang diperkirakan surat tidak berguna dengan memeriksa agenda yang ada sesuai dengan waktu penghapusan yang telah ditentukan.
8. Memeriksa konsep rencana penyusunan formasi pegawai, daftar urut kepangkatan dan hal lain yang berhubungan dengan administrasi kepegawaian agar dapat mengetahui kesesuaiannya dengan rencana dan peraturan yang ada.
9. Mengawasi dan merencanakan penggunaan barang inventaris kantor, alat tulis kantor dan lain-lain di lingkungan unit ketertiban dalam rangka efisiensi penggunaan kebijaksanaan.
10. Memberikan saran mengenai hal yang berhubungan dengan tugas ketatausahaan sebagai bahan masukan bagi atasan untuk menentukan kebijaksanaan.
11. Membuat laporan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan.
12. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan seperti menghadiri rapat, mewakili atasan, menandatangani atau melegalisir surat mengenai kepegawaian, surat eksploitasi kendaraan bermotor, menentukan restitusi atau pengobatan dalam rangka kelancaran tugas unit.

Persyaratan Pendidikan

• D3 Administrasi

Pengetahuan Kerja

1. Tentang perencanaan kepegawaian dan keuangan.
2. Tentang prosedur dan tata surat.

Karakteristik Jabatan

Klasifikasi KBJI Terkait

Jabatan Serupa dalam Sektor Ini

• Kepala Cuti dan Pembinaan Kesejahteraan Pegawai
• Kepala Kesejahteraan Material
• Kepala Unit Analisis dan Evaluasi Kepegawaian
• Kepala Unit Mutasi Kepegawaian dan Pensiunan
• Kepala Unit Keluaran Data Komputer
• Kepala Unit Pemeriksaan Psikologis
• Kepala Unit Penyediaan Tenaga dan Seleksi
• Kepala Unit Statistik dan Dokumentasi
• Kepala Unit Tata Usaha Kepegawaian
• Kepala Unit Ujian Dinas Pendidikan dan Pelatihan