KJN Sektor O — Administrasi Pemerintahan, Pertahanan dan Jaminan Sosial Wajib

Sekertaris Kepala Unit Kepegawaian

Fakta Cepat

Sektor: O — Administrasi Pemerintahan, Pertahanan dan Jaminan Sosial Wajib
Subsektor: 84 — Administrasi Pemerintahan, Pertahanan dan Jaminan Sosial
Kode Jabatan: 194.20
Kode KBJI: 4416.02
Pendidikan: S1 Pendidikan Administrasi Perkantoran

Ringkasan Tugas

Membuat catatan, memberi informasi, dan menyusun acara kepala unit, melaksanakan pekerjaan ketatausahaan dan mengatur tamu yang akan menghadap Kepala Unit Kepegawaian sesuai dengan permasalahan dan petunjuk.

Rincian Tugas

Mencatat pesan, surat verbal, dan bahan lain yang akan disampaikan kepada Kepala Unit Kepegawaian dan menyampaikannya untuk mendapat persetujuan serta perbaikan.
Memberi informasi kepada tamu yang akan menghadap Kepala Unit dan menyampaikan perihalnya untuk mendapat persetujuan.
Menerima, menghubungkan telepon untuk Kepala Unit dan menyampaikannya atau mencatat pesan telepon apabila Kepala Unit tidak berada di tempat.
Menghubungi unit atau instansi lain baik langsung maupun melaui telepon untuk menyampaikan pesan, surat atau pesan lain yang berkaitan dengan kegitan unit kepegawaian sesuai dengan perintah Kepala Unit.
Menyusun acara Kepala Unit sesuai dengan petunjuk serta kegiatan Kepala Unit Kepegawaian dan mencatat dalam buku serta papan acara Kepala Unit.
Mengonsep surat balasan yang ditujukan kepada Kepala Unit tentang kepegawaian atas inisiatif sendiri atau petunjuk Kepala Unit dan menyampaikannya guna mendapat persetujuan.
Membuat notulen rapat Unit Kepegawaian dan memberitahukan kepada Kepala Unit tentang undangan rapat yang harus dipimpinnya sendiri atau mengkoordinasikan yang diselenggarakan unit atau instansi lain.
Membuat notulen rapat yang diselenggrakan Unit Kepegawaian atau unit lain sesuai dengan perintah Kepala Unit.
Mengatur dan mendisribusikan undangan, surat verbal serta bahan lain yang telah ditandatangani Kepala Unit sesuai dengan permasalahan dan jadwal penyelesaiannya baik langsung maupun melalui Kepala Unit Tata Usaha
Menyusun dan memelihara arsip khusus Kepala Unit Kepegawaian dalam almari arsip.
Melaporkan hasil pelaksanaan kegiatan kepada atasan sebagai pertanggungjawaban tugas.
Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan atasan.

Persyaratan Pendidikan

S1 Pendidikan Administrasi Perkantoran

Pengetahuan Kerja

Administrasi perkantoran.
Susunan acara.

Karakteristik Jabatan

Upaya Fisik

3Duduk
9Menggerakkan Jari
25Mendengar
24Melihat

Bakat

GIntelegensia
QKemampuan Ketelitian
VKemampuan Verbal
NKemampuan Hitung-menghitung

Temperamen

RKemampuan menyesuaikan diri dengan kegiatan yang berulang atau secara terus-menerus melakukan kegiatan yang sama
IKemampuan menyesuaikan diri untuk pekerjaan mempengaruhi orang lain dalam pendapat, sikap atau pertimbangan mengenai gagasan
VKemampuan menyesuaikan diri untuk melaksanakan berbagai tugas, sering berganti dari tugas yang satu ke tugas yang lainnya
MKemampuan menyesuaikan diri dengan kegiatan pembuatan keputusan berdasarkan kriteria yang dapat diukur atau yang dapat diuji