KJN Sektor O — Administrasi Pemerintahan, Pertahanan dan Jaminan Sosial Wajib

Sekretaris

Fakta Cepat

Sektor: O — Administrasi Pemerintahan, Pertahanan dan Jaminan Sosial Wajib
Subsektor: 84 — Administrasi Pemerintahan, Pertahanan dan Jaminan Sosial
Kode Jabatan: 321.20
Kode KBJI: 3343.01
Pendidikan: D3 Sekretaris

Ringkasan Tugas

Melayani kegiatan administrasi pimpinan dan unit, seperti menyusun dan mencatat acara pimpinan, mengikuti rapat dan mencatatnya, serta mengurus masalah keuangan, kepegawaian dan administrasi lainnya berdasarkan data dan ketentuan yang berlaku.

Rincian Tugas

Menanyakan atau menjawab pertanyaan tamu yang datang untuk bertemu dengan pimpinan.
Menerima dan menjawab telepon untuk pimpinan dan menyampaikannya serta mencatatnya apabila pimpinan tidak ada.
Menghubungi unit lain melalui telepon dan mencatat pesan atas permintaan pimpinan.
Mencatat dan menyusun acara atau kegiatan pimpinan pada buku agenda dan papan kegiatan serta mengingatkan pada pimpinan tentang waktu dan tempat kegiatan, agar kegiatan pimpinan sesuai dengan jadwal.
Mengendalikan dan menyampaikan surat, verbal, konsep serta bahan lain dari bagian unit yang bersangkutan atau dari luar bagian yang ditujukan pada pimpinan, guna mendapatkan persetujuan, perbaikan atau bahan pertimbangan.
Mengambil surat verbal, atau konsep yang telah diperiksa oleh pimpinan serta menyampaikannya kepada bagian yang mengirim atau pada Caraka, agar kegiatan perkantoran berjalan lancar.
Menyimpan surat, verbal, konsep atau bahan lain pada tempat yang telah ditentukan berdasarkan masalah, waktu, dan jenis serta peraturan penyimpanan, guna memudahkan pencarian bila diperlukan.
Membuat dan mengetik konsep mengenai surat, atau bahan lain yang sejenis berdasarkan data dan permintaan pimpinan.
Mengurus masalah keuangan, kepegawaian dan administrasi pimpinan sesuai data dan ketentuan, agar pelaksanaan kegiatan berjalan lancar.
Mengikuti rapat dan mencatat hasilnya, sebagai bahan laporan bagi pimpinan.
Menterjemahkan surat yang akan dikirim atau diterima berdasarkan datanya, sebagai masukan bagi pimpinan.
Menerima, memeriksa dan mengagendakan serta menyampaikan surat atau barang berdasarkan waktu, masalah dan alamat tujuan surat, serta ketentuan yang berlaku, agar administrasi persuratan dapat terkendali.
Melaporkan hasil pelaksanaan kegiatan kepada atasan sebagai pertanggungjawaban tugas.
Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan atasan.

Persyaratan Pendidikan

D3 Sekretaris

Pengetahuan Kerja

Cara mengagenda surat.
Cara menyimpan surat.
Cara korespondensi.
Cara mengetik.
Cara menulis stenografi.

Karakteristik Jabatan

Upaya Fisik

3Duduk
9Menggerakkan Jari
11Memegang
24Melihat
26Berbicara

Bakat

QKemampuan Ketelitian
FKeterampilan Jari
VKemampuan Verbal
KKoordinasi Gerakan

Temperamen

PKemampuan menyesuaikan diri dalam berhubungan dengan orang lain lebih dari hanya penerima dan pemberian instruksi
TKemampuan menyesuaikan diri dengan situasi yang menghendaki pencapaian dengan tepat menurut perangkat batas toleransi atau standar-standar tertentu
RKemampuan menyesuaikan diri dengan kegiatan yang berulang atau secara terus-menerus melakukan kegiatan yang sama
DKemampuan menyesuaikan diri menerima tanggung jawab untuk kegiatan memimpin/Direction