KJN Sektor O — Administrasi Pemerintahan, Pertahanan dan Jaminan Sosial Wajib

Sekretaris Kepala Unit Kepegawaian

Fakta Cepat

Sektor: O — Administrasi Pemerintahan, Pertahanan dan Jaminan Sosial Wajib
Subsektor: 84 — Administrasi Pemerintahan, Pertahanan dan Jaminan Sosial
Kode Jabatan: 393.30.
Kode KBJI: 4416.01
Pendidikan: S1 Umum

Ringkasan Tugas

Membuat catatan, memberi informasi dan menyusun acara kepala unit, melaksanakan pekerjaan ketata usahaan dan mengatur tamu yang akan menghadap Kepala Unit Kepegawaian sesuai dengan permasalahan dan petunjuk.

Rincian Tugas

Mencatat pesan, surat verbal dan bahan lain yang akan disampaikan kepada Kepala Unit Kepegawaian dan menyampaikannya untuk mendapat persetujuan serta perbaikan.
Memberi informasi kepada tamu yang akan menghadap Kepala Unit dan menyampaikan perihalnya untuk mendapat persetujuan.
Menerima, menghubungkan telepon untuk Kepala Unit dan menyampaikan atau mencatat pesan telepon apabila Kepala Unit tidak berada ditempat.
Menghubungi unit atau instansi lain baik langsung maupun melalui telepon untuk menyampaikan pesan, surat atau pesan lain yang berkaitan dengan kegiatan unit kepegawaian sesuai dengan perintah Kepala Unit.
Menyusun acara Kepala Unit sesuai dengan petunjuk serta kegiatan Kepala Unit Kepegawaian dan mencatat dalam buku serta papan acara Kepala Unit.
Mengonsep surat balasan yang ditujukan kepada Kepala Unit tentang kepegawaian atas inisiatip sendiri atau petunjuk Kepala Unit dan menyampaikannya guna mendapat persetujuan.
Membuat notulen rapat Unit Kepegawaian dan memberitahukan kepada Kepala Unit tentang undangan rapat yang harus dipimpinnya sendiri atau mengkoordinasikan yang diselenggarakan unit atau instansi lain.
Membuat notulen rapat yang diselenggarakan Unit Kepegawaian atau unit lain sesuai dengan perintah Kepala Unit.
Mengatur dan mendistribusikan undangan surat-surat verbal serta bahan lain yang telah ditandatangani Kepala Unit sesuai dengan permasalahan dan jadwal penyelesaiannya baik langsung maupun melalui Kepala Unit Tata Usaha.
Menyusun dan memelihara arsip khusus Kepala Unit Kepegawaian dalam filing cabinet.

Persyaratan Pendidikan

S1 Umum

Pengetahuan Kerja

Administrasi perkantoran.
Susunan acara.

Karakteristik Jabatan

Upaya Fisik

3Duduk
11Memegang
9Menggerakkan Jari
11Memegang
24Melihat
26Berbicara

Bakat

GIntelegensia
VKemampuan Verbal
FKeterampilan jari
KKoordinasi Gerakan

Temperamen

VKemampuan menyesuaikan diri untuk melaksanakan berbagai tugas, sering berganti dari tugas yang satu ke tugas yang lainnya
PKemampuan menyesuaikan diri dalam berhubungan dengan orang lain lebih dari hanya penerima dan pemberian instruksi
TKemampuan menyesuaikan diri dengan situasi yang menghendaki pencapaian dengan tepat menurut perangkat batas toleransi atau standar-standar tertentu
JKemampuan menyesuaikan diri pada kegiatan pembuatan kesimpulan/penilaian/keputusan berdasarkan kriteria rangsangan indera